Il passaggio dal un sistema cartaceo ad un sistema digitale per la gestione dei documenti di Ispezione genera un notevole guadagno in termini di efficienza; vari processi come Ispezioni di sicurezza, Richieste di Ispezione per completamento SAL, possono essere facilmente digitalizzate.
In Snagr possiamo personalizzare le funizionalita' della piattaforma per ricreare qualsiasi procedura o business process in digitale.
Ogni procedura o business process e' in SnagR un Ispezione:
- L' ispezione descrive il processo o procedura che si vuole digitalizzare e' l' insieme di documenti che descrivono l' attivita' di uno o piu' utenti.
- I Modelli di Documento sono uno o piu' documenti che raccolgono i dati e certifficano le attivita' da parte degli Utenti coinvolti. Possono essere documenti interni o a norma di legge
- I Flussi di lavoro di ogni Modello di Documento permettono ai vari utenti di collaborare nella raccolta dati e verifica di completamento attivita' ed al contempo di automatizzare la comunicazione con Notifiche Anutomatiche.
Alcune delle applicazioni piu' comuni:
Ispezioni contententi un solo documento e piu' documenti:
I Modelli di Documento si dividono in due categorie fondamentali:
- Chiusura sempice: un documento con chiusura semplice non prevede un approvazione di tipo "Passato o Fallito": in questo caso alla chiusura non segue nessun azione automatizzata da parte di SnagR
- "Chiuso Passato" e "Chiuso Fallito": in caso di fallimento SnagR apre un nuovo documento per ripetizione della procedura, fino ad approvazione con Chiuso Passato, se in tal modo impostato.
Le Ispezioni possono contenre uno o piu' Modelli di Documento:
- Modello singolo: esiste un solo documento da compilare
- Modelli multipli: due o piu' documenti sono parte dell' Ispezione. Le relazioni tra Modelli di Documento all' interno dell' Ispezione possono essere diversi: compilazione parallela o compilazione in sequenza forzata: solo dopo il completamento di un documento il successivo puo' essere compilato.
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Entra in Area amministrazione societa'
1. Modello di Documento
Vai a Ispezioni societa'> Ispezioni
Seleziona Aggiungi Modello Ispezione
NOTA al passo 4: Se si desidera legare i Modelli di Ispezione in una sequenza di compilazione forzata, in cui il modello successivo non puo' essere compilato se non viene chiuso con successo il modello precedente, selezionare "Non puo' essere bypassato"
2. Modello di Documento
All' interno dell' Ispezione iniziamo a creare i Modelli di Documento parte della procedura.
Nota al passo 7: Se per un Modello di Documento selezioniamo "Ha opzione passato fallito" se il documento non viene chiuso con successo, SnagR ne aprira' uno nuovo automaticamente.
I passi principali per creare un Modello di Documento sono qui sotto, maggiori dettagli a questa pagina.
Una volta creato il documento questo diventera' parte dell' Ispezione automaticamente. Se volete aggiungere il medesimo documento ad un altra Ispezione vi bastano pochi click.
I Flussi di lavoro standard per ogni Ispezione sono 4:
- Aperta
- Chiusa
- Chiuso (Passato)
- Chiuso (Fallito)
Chiuso passato e fallito se e' stato selezionato nella pagina di creazione Modello "Ha opzione Passato Fallito"
Il flusso di lavoro e' personalizzabile e risulta possibile aggiungere tra Aperto e Chiuso un numero a piacere di stati intermedi a seconda delle necessita' particolari:
Ecco come modificare i Flussi di lavoro di un Modello di Ispezione.
Selezionate l' icona con l' ingranaggio per modificare il Flusso di lavoro.
Indicate il nome del flusso di lavoro e cliccate Aggiungi Flusso di lavoro
La procedura descritta qui sopra ha creato un Ispezione con un singolo documento. Aggiungete ulteriori Modelli di Documento se necessario.
Una volta creata l' Ispezione non dimenticatevi di abilitarla a livello Progetto.
Tutte le Ispezioni sono disabilitate a livello progetto di default: le dovete attivare voi manualmente.